Tercera parada: el mapa mental

Esta es la tercera parada de este viaje intergaláctico en el que, hace ya un mes, nos embarcamos mi equipo y yo con "el vuelo del navegante". Desde entonces han sido muchos los aprendizajes y frecuentes las dificultades. Pues a pesar de que somos parte de un equipo de trabajo real, el principal obstáculo ha sido la coordinación de agendas. Varios encuentros in situ, y las charlas del café de la mañana, facilitaron e impulsaron nuestro viaje y permitieron que nos animáramos mutuamente para no dejar la nave a medio camino. El trabajo cooperativo gracias a tecnologías como el Google drive, Whatssapp o el correo electrónico hicieron el resto.

¿Qué nos esperaba en esta nueva parada? ¿Un mapa qué? ¿mental? He de reconocer que teniendo en cuenta que mi estructura cognitiva tiende más a la lógica y el análisis y no tanto a la creatividad, de primeras, lo del mapa mental no me emocionaba demasiado. Pero lo cierto es que el ejercicio que realizamos en el encuentro grupal de este curso fue, sin duda, una de las tareas más reveladoras.


Éste, es el intento de mapa mental realizado el 01/12/2017 en la sesión presencial (grupo de la tarde) de Palma de Mallorca en el EBAP:

Este primer ensayo nos hizo darnos cuenta de que estábamos enfocando mal nuestro proyecto. Así que, y una vez realizada el acta de constitución, tarea determinante en este proceso de redirección, nos reunimos de nuevo dispuestos a materializar, a través de un mapa mental renovado, el diseño del proyecto INNOVA. Proyecto cuya finalidad es establecer un procedimiento innovador para estandarizar y hacer más eficiente el servicio de intermediación del IFOC.

Dispuestos a redirigir la trayectoria de la nave, empezamos a hacer la estructura del mapa. A través de una lluvia de ideas fuimos anotando los pasos que considerábamos debíamos dar para desarrollar con éxito nuestro proyecto. Una vez determinadas las fases del mismo, fuimos, de manera radial, bajando niveles para identificar las actividades y tareas vinculadas a cada una de las fases establecidas. El esquema siguiente, sintetiza las actividades y tareas identificadas:

Benchmarking

• Investigación de mercado:
• identificación organismos/entidades desarrollan intermediación
• análisis del trabajo/procedimientos que realizan
• ronda de contactos para conocer con mayor detalle sus procedimientos
• determinación de las organizaciones objetivo del benchmarking
• Visitas/reuniones con responsables organizaciones seleccionadas
• organización de encuentros
• preparación de los encuentros y las herramientas de registro
• Elaboración del informe
• Análisis en equipo de las alternativas
• Consenso de los elementos a incorporar en nuestro borrador

Ensayo

• Borrador protocolo
• elaborar procedimientos
• Testeo
• identificar empresas susceptibles de testeo
• contacto y confirmación de su participación
• Planificación temporal de las acciones
• ejecución de las pruebas
• evaluación
• Propuesta
• determinación de elementos a incorporar en protocolo (procesos exitosos)
• elaboración de los procesos a seguir

Diseño protocolo

• Reuniones trabajo colaborativo:
• presentación propuesta al equipo de intermediación
• rueda de aportaciones y/o comentarios
• acta de resultados
• Revisión del borrador
• Elaboración del protocolo

Formación de equipo

• Planificación de la formación
• Ejecución acción formativa
• valoración capacitación realizada

Elaboración formal entregables

• Reunión comité dirección
• Diseño de los entregables

Cierre

• Planificación tiempo y forma de los entregables
• Entrega entregables

Posteriormente, a través de un diagrama de interrelaciones determinamos/confirmamos el orden de las fases establecidas. Mediante la interrogación de posibles combinaciones (causa-efecto) fuimos dibujando las entradas y salidas que permitieron establecer un orden lógico. Asimismo, en un intento de organizar toda esta información realizamos la siguiente tabla de tiempos y precedencias que resume la tarea realizada:

Nº	Fases	Actividad	Duración	RRHH	Coste
1	Benchmarking	Investigación mercado	1 semana	1 técnico	3.600
		Visitas responsables	2 semanas	2 técnicos
		Elaboración informe	1 semana	3 técnicos
2	Ensayo	Borrador	6 semanas	3 técnicos + aportaciones área empleo	11.200
		Testeo
		Propuesta
3	Diseño protocolo	Trabajo colaborativo	6 semanas
		Revisión		3 técnicos
		Elaboración protocolo
4	Formación equipo	Planificación	(3 días) 1 semana	1 técnico	500
		Ejecución
		Valoración
5	Elaboración formal	Reunión comité	8 semanas	3 técnicos	1.700
		Diseño entregable
6	Entrega y cierre	Planificación	1 día	Comité dirección
		Entrega formal	1 día
Tiempo total			6 meses	Coste total	17.000€

Finalmente, clarificadas las interrelaciones, conseguimos que nuestro pensamiento no fuera tan lineal, la idea de diagrama facilitó que consiguiéramos cartografiar nuestro proyecto a través de la herramienta visual Wisemapping. Éste fue el resultado:  https://app.wisemapping.com/c/maps/652645/public